Monien organisaatioiden tavoin myös Familarissa on käynnissä ja hyvässä vauhdissa kirjaamisvalmennukset. Kirjaamisvalmennukset ovat Kansa-koulu-hankkeen vetämä projekti ja kokonaisuus, jossa mm. koulutetaan asiakasasiakirjalain toimeenpanoon perehdytettyjä kirjaamisvalmentajia sosiaalialan organisaatioihin. Familarissa meitä kirjaamisvalmentajia on kourallinen ja meidän tehtävänämme on edistää koko Familarin henkilökunnan valmiuksia kirjata asiakastietoja määrämuotoisesti. Omina valmennusryhminäni ovat Uudenmaan avopalvelujen, jälkihuollon sekä perhehoidon tiimit.
Kirjaamisvalmennuksessa käytyjä aihealueita ovat esim. sosiaalihuollon kirjaamisen perusperiaatteet, kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys, määrämuotoinen kirjaaminen, tietosuoja ja tietoturva sekä kieli. Valmennuksen materiaaleina ovat olleet Kansa-koulu-hankkeen valmiit diaesitykset ja videoluennot, joiden lisäksi kävimme läpi Familarin omia kirjaamiseen ja tietoturvaan liittyviä ohjeistuksia. Kirjaamisvalmennuksiin osallistuneet ovat lähteneet todella hyvin ja avoimesti mukaan keskusteluun pohtimaan kirjaamista nykyisten ja kehitettävien käytäntöjen kautta. Keskusteluissa on herännyt myös sellaisia kysymyksiä, joihin kirjaamisvalmentajana en ole osannut heti vastata, mutta onneksi sekä oman organisaation sisältä, Kansa-koulusta että kirjaamisvalmentajien verkostosta on saanut vastauksia, jotka on voinut jakaa työkavereille jälkikäteen.
Keskusteluissa on noussut esille sen tärkeys, että jokainen työntekijä ottaa vastuun omista kirjauksistaan ja myös sen kautta kirjaamisesta tulee jos ei nyt vakava asia niin ainakin vakavasti otettava osa työtä, jolle tulee resursoida sekä aikaa että mielenkiintoa. Yhden ryhmän kanssa mietimme sitä, kuinka ainakin vielä on vallalla kovin erilaisia kirjaamisen kulttuureita ja myös odotuksia siitä millainen on esim. hyvä kuukausiraportti, miten laaja se on sekä kuinka paljon se sisältää toteavaa ja kuinka paljon tilannetta arvioivaa tekstiä. Valmennuksissa olemme keskustelleet siitä, että työntekijän näkemykset tilanteista tulee tuoda kirjauksissa esille, koska se kuuluu ammatillisuuteen ja ammattivastuuseen. Tätä ei tule pelätä vaikka joissain tilanteissa se voi synnyttää jopa pieniä konflikteja asiakkaan kanssa. Toisaalta on tärkeää, että jos on kirjoittamassa esimerkiksi siitä, kuinka asiakas vaikutti tapaamisella päihtyneeltä, täytyy sama asia muistaa sanoa myös asiakkaalle. Kaiken mitä kirjoittaa, pitäisi pystyä sanomaan ääneen. Huomioitavaa on, että ammatillisten näkemysten esittäminen ja asioiden tulkinta tulee kuitenkin erottaa toisistaan sillä jälkimmäinen ei kuuluu kirjaamiseen. Täytyy muistaa, että lopputulemaa ammatillinen arviointi ei tarkoita vaan siitä päättäminen on aina asiakasprosessista vastaavan sosiaalityöntekijän tehtävä, yhdessä asiakkaan kanssa.
Hyviksi kirjaamisen tavoiksi valmennuksissa on nostettu osallistava kirjaaminen, kirjausten läpinäkyvyys, faktoihin, ei mielipiteisiin perustuva kirjaaminen, kieliopillisesti oikeaoppiminen kirjaaminen sekä salassapitosäännösten noudattaminen kirjaamisessa eli että esimerkiksi sisarusten tietoja ei ole toistensa kirjauksissa. Välteltäviksi tavoiksi taas passiivin käyttö, liian pitkät tekstit, omien mielipiteiden ja tulkintojen tuominen esille ei-ammatilliseen tyyliin, töksäyttelevä kieli, vaillinaiset lauseet sekä kirjaukset joista puuttuu tai on virheellisesti tiedot ajasta, paikasta ja osallistuneista henkilöistä. Myös asenteellisia ja arvottavia tekstejä oli tullut työntekijöille vastaan ammattiuran varrella mikä ei tietenkään ole oikein. Huonolla tuulella ja huonossa vireystilassa ei kannata kirjoittaa. Samoin tapaamisen jälkeen voi ottaa pienen palautustauon, jos tuntuu, että jokin tunnetila on niin vahvasti päällä, että se voisi vaikuttaa kirjauksen sisältöön. Asiakkaasta tehtäviin kirjauksiin vaikuttaa aina jollain tapaa se millaisella tuulella asiakas itse on ollut ja usein tämäkin kirjataan ylös. Ihan hauska ajatusleikki on sekin, minkälaisia kirjauksia minusta tai sinusta tulisi, jos meistä kirjoitettaisiin, kun olemme toista ihmistä kohdatessamme jostain asiasta ärtyneitä tai kiukkuisia.
Kirjaamisvalmennuksissa on mietitty ylipäätäänkin sitä miltä itsestä kirjoitetut tekstit tuntuvat. Toiset ovat todenneet, että etenkin negatiivisemmat tekstit kyllä pysäyttävät ja jopa saattavat nostaa karvat pystyyn ja mielen puolustuskannalle. Toiset ovat olleet sitä mieltä, etteivät juurikaan tunnetasolla siitä välitä, koska ajattelevat kirjoitusten olevan tilanne- ja kirjoittajakohtaisia. Kaikki ovat kuitenkin olleet sitä mieltä, että itsestä luetut kirjoitukset ovat hyviä opin ja peilauksen paikkoja. Yksi työntekijöistä kertoi, että on välillä pyytänyt asiakasta kirjoittamaan tai kuvailemaan minkälaisen kirjauksen hän tekisi työntekijästä.
Hyvin tärkeä, myös omassa mielessä käytävä pohdiskelun aihe on se, miten ensivaikutelma vaikuttaa kirjauksiin. Ensimmäisellä tapaamisella vieraan ihmisen kanssa asiakas, tai kukaan meistä, ei välttämättä ole aivan oma itsensä. Jännitys tai se rooli, jota luulemme toisen meiltä odottavan, voivat vaikuttaa käytökseemme. Eteenpäin mentäessä kirjaajan on hyvä välillä pysähtyä ja tarkastella sitä toimiiko asiakkaan kanssa ja kirjaako asiakkaasta edelleen ensivaikutelman kautta vai voisiko jokin olla muuttunut tutustumisen myötä. Edelleen myös se vaikuttaa mistä roolista työntekijä kirjoittaa. Toisena päivänä hän voi toimia ammatillisena tukihenkilönä, toisena perhetyöntekijänä ja kolmantena terapeuttina. Jos samassa perheessä toimii työpari hieman eri rooleista käsin, kirjaukset voisivat olla yhteiseltäkin tapaamiselta sisällöltään erilaisia. Tältäkin toki vältytään, kun kirjaukset tehdään yhdessä.
Osallistava kirjaaminen nostettiin Familarissa jo edellisvuonna tärkeäksi kehityskohteeksi ja tällä hetkellä se on monessa yksikössä arkipäivää. Avopalveluissa kuten perhe- ja jälkihuoltotyössä osallistava kirjaaminen tarkoittaa sitä, että kaikki Nappulan päivittäisraportoinnit pyritään kirjaamaan yhdessä asiakkaan kanssa. Kirjaamista käytetään samalla reflektoinnin välineenä, kun sekä asiakas että työntekijä pohtivat yhdessä ääneen mikä tapaamisella oli merkityksellistä, sellaista mikä kannattaa nostaa esiin kirjauksessa. Lisäksi asiakkaiden kanssa käydään läpi sekä työntekijän kirjoittamat päivittäismerkinnät että kuukausiraportit ja heillä on mahdollisuus kommentoida kirjauksia. Erään asiakasperheen äiti oli kertonut perheen haasteiden konkretisoituneen hänelle vasta, kun hän näki ne kirjoitettuna. Osallistava kirjaaminen on kummankin osapuolen etu ja siinä varmistuu myös kirjaamisen eettisyys. Osallistavassakin kirjaamisessa on toki omat haasteensa. Kun esimerkiksi tapaamisella menty hyvin syvällisiin aiheisiin tai tapaaminen on päättynyt yllättäin, ei yhdessä kirjaamista pysty juuri sillä hetkellä toteuttamaan. Esim. nuoret saattavat välillä hyvinkin värikkäin sanankääntein ilmoittaa, ettei kirjaaminen tai kirjaukset kiinnosta heitä.
Perhehoidossa yhdessä kirjaamista alettiin toteuttaa viime syksynä. Lasten kuukausiraportit kirjoitetaan yhdessä perhehoitajien kanssa ja niihin muistetaan liittää myös lapsen terveiset ja toiveet. Lapsen oma kokemus näkyy myös yhdessä hänen kanssaan tehtävässä toimintakykymittarissa. Perhehoidossa osallistavaan kirjaamiseen liittyi ennen sen aloittamista huoli siitä, että perheohjauksissa aika menisi vain kirjaamiseen. Kuten avopalveluissakin, yhdessä kirjaaminen on kuitenkin syventänyt reflektiivisyyttä ja tuonut tapaamisiin rakennetta siinä mielessä, että kaikki tärkeät lasta koskevat asiat muistetaan käydä säännöllisesti läpi. Lähiaikoina perhehoidossa on kehittämisen kohteena valvottujen ja tuettujen tapaamisten kirjaaminen, jossa voidaan varmasti soveltaa avopalveluissa käytettäviä toimintamalleja.
Valmennuksissa pohdittiin myös, miten kirjaamisessa voisi yksilönä kehittyä edelleen ja toisaalta miten voisimme edelleen kehittää kirjaamiseen liittyviä käytäntöjä Familarissa. Tärkeänä lähtökohtana pidettiin sitä, että kirjaamista käydään konkreettisesti läpi perehdytyksessä. Välillä kiireessä saattaa käydä niin, että kirjaaminen käydään läpi vain sen osalta, miten asiakastietojärjestelmä toimii teknisesti ja kirjausten sisällöllinen puoli jää työntekijän ammatillisuuden varaan, jolloin kirjaamistyylit voivat erota merkittävästi toisistaan. Monia esim. tietosuojaan ja tekniikkaan liittyviä asioita on jo viety kirjaamisvalmennuksessa nousseiden huomioiden perusteella eteenpäin. Työntekijän kehittymisen kannalta hyviä ideoita olivat esimerkiksi se, että työnparin kanssa voisi käydä läpi yhteisen perheen kirjauksia ja antaa toinen toiselle palautetta kirjauksista. Hieno idea oli myös lukupiiri -tyyppinen työskentely, jossa voisi artikkeleita yhdessä lukemalla ja niistä keskustelemassa sekä oppia kirjaamaan paremmin että samalla pysyä yhdessä kiinni siinä mitä oman ammattialan kentällä tapahtuu.
Itselleni kirjaamisvalmennukset ovat olleet ensimmäinen tilanne, joissa olen kouluttanut isoja ryhmiä ja etenkin ryhmiä, joista en ole kaikkia osallistujia tuntenut. Jännitys kouluttamisesta on lieventynyt jo ensimmäisten kertojen jälkeen kun olen saanut huomata, että työyhteisössämme ei tarvitse puhua kuuroille korville eikä paasata yksinään dioja läpi tunnista toiseen. Kirjaamisvalmennuksen tärkeimmän annin ovat luoneet toisiltamme oppiminen ja uusien ajatusten herääminen keskustelujen kautta. Tärkeän asian ja hyvän hengen lisäksi valmennuksissa istumista on helpottanut herkulliset tarjoilut ja taukojooga. En ole kerännyt valmennettavilta varsinaista palautetta, mutta suulliset kommentit ovat olleet positiivisia eikä tilaisuuksissa ole näkynyt se, että asiakastyöstä irtaantuminen on aina lähtökohtaisesti haastavaa. Tästä on hyvä jatkaa 🙂
– Sanna Savilahti (kehityspäällikkö, sosiaalityöntekijä YTM)